La costruzione di un gruppo può essere definita come un intervento finalizzato a rendere il gruppo più efficace e compatto. Una buona dinamica di gruppo consente pertanto di ottimizzare i risultati, lavorando al contempo in un clima più sereno e stimolante. Come procedere?
Per instaurare un’efficace dinamica di gruppo sono necessarie tre condizioni fondamentali. Nella pratica, spesso si trascura una, se non due o addirittura tutte e tre queste condizioni, che valgono per qualsiasi raggruppamento di persone: un team professionale, una squadra sportiva, un gruppo culturale, ecc. Ma quali sono questi tre elementi necessari alla formazione di una dinamica di gruppo?
- Stabilire o chiarire quali siano gli obiettivi collettivi del gruppo
- Creare un contesto focalizzato su compiti e responsabilità
- Migliorare i rapporti interpersonali tra i componenti del gruppo
Ora approfondiamo questi tre elementi chiave:
Stabilire o chiarire quali siano gli obiettivi collettivi del gruppo
Il gruppo deve sapere qual è il suo obiettivo. Altrimenti, rischia di disperdere le proprie energie. Fissate quindi il vostro obiettivo come un marinaio che traccia la rotta. Gli obiettivi possono essere quantitativi e/o qualitativi. Per esempio, raggiungere un fatturato X entro il 31 dicembre è un obiettivo quantitativo.
Migliorare il servizio clienti è un obiettivo qualitativo ma “misurabile”, per esempio, tramite un’indagine di soddisfazione. Se 9 clienti su 10 sono molto soddisfatti l’obiettivo è raggiunto.
La differenza tra un’intenzione e un obiettivo sta nel fatto che l’obiettivo deve essere SMART, ovverosia Specifico, Misurabile, Accessibile, Realistico e delimitato nel Tempo.
Quest’obiettivo o questi obiettivi devono essere negoziati il più possibile all’interno del gruppo, che deve ravvisarvi un’utilità.
Un obiettivo deve essere SMART:
- Specifico,
- Misurabile,
- Accessibile,
- Realistico,
- e delimitato nel Tempo.
Creare un contesto focalizzato su compiti e responsabilità
Se il gruppo ha solo un obiettivo collettivo, inconsapevolmente i suoi componenti non si impegnano a fondo, facendo ricadere sugli altri le proprie responsabilità. Come fare in modo che ciascuno si senta coinvolto?
Ogni componente del gruppo deve avere uno o più obiettivi conformi alla norma SMART. Così ognuno comprenderà chiaramente il senso dei propri obiettivi.
In questa situazione, è facile sentire frasi di questo tipo: «So esattamente che cosa ci si aspetta da me e sono soddisfatto/a delle responsabilità che mi sono state affidate all’interno del gruppo». La motivazione individuale aumenta, contribuendo ad una solida dinamica di gruppo.
Migliorare i rapporti interpersonali tra i componenti del gruppo
È raro che questo criterio venga soddisfatto. Organizzare una cena di fine anno e un’uscita estiva è sicuramente utile, ma non è sufficiente. Per assicurare il rispetto di quest’ultimo criterio, bisogna cercare di stimolare la comunicazione all’interno del gruppo facendo leva su vettori di comunicazione.
Durante le riunioni, è importante fare domande. Per esempio, «Come giudicate il clima all’interno del gruppo?», «Che cosa si può fare per migliorarlo?» Quest’approccio consentirà progressivamente di far emergere le eventuali incomprensioni e di instaurare una comunicazione franca.
Una delle cause principali delle differenze che riscontriamo tra i gruppi, in termini di motivazione e di risultati concreti, è appunto la dinamica che si è instaurata al loro interno. Come avete potuto constatare in queste poche righe, migliorarla non richiede necessariamente investimenti finanziari, bensì energia ed entusiasmo.
Come migliorare la comunicazione all’interno del vostro team?
Per ottimizzare la possibilità di essere sulla stessa “lunghezza d’onda”, è fondamentale padroneggiare gli strumenti di base della comunicazione, ovverosia l’ascolto attivo, la riformulazione e verifica, il chiarimento.
L’ascolto attivo
L’ascolto attivo consiste nell’ascoltare davvero l’interlocutore dall’inizio alla fine, rimanendo molto concentrati e senza interromperlo. Inoltre, praticando veramente l’ascolto attivo, si dimostra all’interlocutore che lo si ascolta davvero (alternando segni verbali e non verbali). Ci si impegna inoltre a non giudicare né interpretare ciò che viene detto. Tuttavia l’ascolto attivo presenta degli elementi di complessità e richiede un certo allenamento.
La riformulazione e la verifica
La riformulazione e la verifica consistono nel ricercare la conferma dell’interlocutore dopo aver effettuato l’ascolto attivo.
Per esempio:
«Mi sembra che l’ambiente di lavoro all’interno del nostro gruppo non sia buono»
Per esempio: «Mi sembra che l’ambiente di lavoro all’interno del nostro gruppo non sia buono» Risposta: «Mi stai dicendo che l’ambiente di lavoro all’interno del nostro gruppo non è buono» (= riformulazione). «Esatto?» (= verifica)
La riformulazione e la verifica consentono anche di far riflettere una seconda volta l’interlocutore.
Il chiarimento
Il chiarimento serve a ricercare il senso di una parola utilizzata dall’interlocutore.
Per esempio:
«Mi sembra che l’ambiente di lavoro all’interno del nostro gruppo non sia buono»
Risposta: «Che cosa significa per te che un ambiente di lavoro non è buono?» (= chiarimento)
Ottimizzando l’uso adeguato di tutti gli strumenti di base della comunicazione la si arricchisce moltissimo. Inoltre, si dimostra empatia.
